勤哲Excel服务器搭建编辑管理系统的应用 计算机论文

杨乐江

目的:在无编程人员技术支持情况下,探索应用通用软件自主搭建和完善计算机管理系统的实用方法。方法:对无编程基础但熟悉计算机及Excel使用人员进行为期一周的勤哲Excel服务器使用培训,经考核达到勤哲Excel服务器软件工程师认证要求。根据用户需求,用Excel服务器自主搭建并完善医学信息编辑系统。结果:系统于2015年10月7日正式上线。之后随着业务从2家扩展到7家,不断在原模板上修改、调整、增减数据项和表间公式,产生新模板,满足新的需求。并逐步完善了文章的审核发布体系和跟踪监控纠正体系。截止至2017年8月30日,系统已持续在线运行1年零327天,使用人次累计超过10万次,编辑文件累计7万余篇。用户经简单使用培训后可自行完善和解决系统的管理和更新。结论:使用勤哲Excel服务器实现用户自主搭建和完善计算机管理系统是一种方便、可行的实用方法,本医学信息编辑管理系统能有效提高管理水平和工作效率。

【关键词】编辑系统 Excel服务器 无编程

计算机管理系统如ERP、CRM、OA等广泛应用。然而,搭建这些管理系统通常需要由专业计算机编程人员开发,成本较高。且一旦管理或流程发生改变,使用者很难在无编程人员的情况下自主进行改造和升级。近年来研究表明,未来计算机管理系统将向着网络化、智能化的方向发展。其中智能化非常重要,将枯燥、专业的计算机编程指令变为普通人易于掌握的操作也是计算机语言智能化的一种表现形式,对计算机管理系统的普及和发展具有深远的意义。本文将通过使用Excel服务器的各种简易操作,搭建医学信息编辑管理系统的成功实例,总结自主搭建计算机管理系统的实践经验。

1 研究思路

实施计算机系统管理是企业重要的战略决策之一。其成功与否很大程度上取决于对企业内部情况的评估、方案的选择、系统实施、维护和改进情况等。本研究从企业核心竞争力评估入手,综合分析实施的意义、可行性方案、需求等,详细制定出以下五个项目实施和效果评估、改进的阶段:

第一阶段:企业核心竞争力分析及项目可行性评估;

第二阶段:企业编辑系统管理需求分析;

第三阶段:医学信息编辑系统搭建、实施详细方案;

第四阶段:编辑系统实施及效果评估;

第五阶段:编辑系统持续改进跟踪;

2 企业核心竞争力分析及项目可行性评估

项目开展前企业首先对自身在医学资讯方面的核心竞争力作了优势、弱势、机会、威胁(SWOT)分析。结果显示:建立计算机编辑管理系统可以抓住市场需求日益增大等机会;充分发挥公司决策快,贯彻、执行力强等优势,将专业服务经验标准化、流程化。有效地利用系统管理的优势弥补质量管理人为因素较多,组稿过程效率较低、行为表现评估及质量追踪体系不完善等弱势,尽快建立良好的品牌形象。减少目标客户自建编辑团队和竞争对手效仿等威胁。而且符合国家对医学资讯信息稿源真实性、可靠性管理要求的大趋势。

Excel服务器是一个面向最终用户的管理软件系统设计工具与运行平台,可将电子表格软件Microsoft Excel,WPS和大型数据库管理系统MS SQL Server集成为一个网络数据业务协同工作环境。用户在这个平台上通过简易直观的操作,可自主构建系统实现管理意图。使Excel的易用性、普及性、计算能力与大型数据库的数据管理能力有机结合,将Excel表格转化为网络化应用的模式。这种模式下,每一个员工从服务器数据库中获取信息,进行编辑等各种操作,再将操作结果保存到数据库中。这样不仅可以引导编辑行为标准化、固化已有的优势、监控日常行为,而且通过信息共享和及时、准确的传递,使各项工作有了方便的量化依据。大量耗时耗力的汇总统计由系统自动生成,又极大地解放了人工操作。熟悉的Excel表依然熟悉,却已不再分散孤立,变成了开放、互动和规范的知识积累平台。最重要的是:在这个平台之上员工以现有的“最佳实践”为基线构建规范,并可以不断地自主改进这种规范而不再需要编程。这种管理精确性的无限递增和对业务发展束缚的突破,是任何定制模块软件都无法与之相比的。最后,勤哲Excel服务器的自主开发、维护成本较低,也是需求的一个重要考量。

3 编辑系统需求

3.1 信息采集

能满足多名编辑同时从海量的医学信息中迅速采集有用的稿源信息;对查询稿源进行合理有效地分配;避免不同编辑可能从不同稿源同时采集到同一条信息;采集过程及关键信息要素可留存,以备调取、查询。

3.2 编辑管理

统一稿件编辑格式、字体、字号等;记录稿件完成时间;统一并留存参考文献稿源要素;建立关键词及查询相关数据项;对文章按关键词及查询相关数据项分类。

3.3 审核流程

需设计稿件撰写、审核的工作流程;终稿至少需要三审定稿,部分稿件还需要Peer-Review等流程;需记录每一步稿件编辑、审核过程,完成人、完成时间;留存每一步原始稿件备查。

3.4 行为表现评估

系统可记录工作流任务的完成人、完成时间、原始稿件内容等,评估编辑的一般行为表现。还需要单独设计稿件质量评估系统,参与完成工作的每个人都能按照统一的标准对工作流程中上一步进行评估打分,并可针对稿件或个人统计出行为表现评估得分表。

3.5 稿件内容分布统计

稿件可按照关键词及查询相关数据项分类(如科室、专业),查询不同领域的稿件分布情况,随时调取稿件内容分布统计表,以便及时调整内容对各医学领域的覆盖比例。

3.6 编辑权限设定

对不同级别的使用者设定不同的填报权、浏览权及下载打印权等。

3.7 內容查询

方便对已存入系统的历史文件查询。

4 编辑系统实施与搭建

4.1 信息采集

该公司常用信息采集源包括国内外权威政府卫生机构、组织和研究机构网站、医药专业网站和综合门户网站健康频道数百家,分为主选网站127家,备选200余家;各学科SCI稿源杂志约450家,其中主选稿源杂志126家;中外文献数据库(如Pubmed、NICE、Cochrane、中国知网等)123个,其中英文数据库95个。

在各栏目下建立“XX栏目标题索引”表单,在“标题索引”表单中设置“浏览器”数据项,将其填报规范设为“列表选择”,将所有栏目的稿源地址链接分别分配给不同的编辑。同时,所有在线编辑人员可以从“我的工作台”中看到所有其他人已建立的“标题索引”表单的主要信息,避免从不同来源重复筛选到同一篇稿源。在“标题索引”表单中设置多个关键要素必填数据项,如:标题、分科、原文附件等,以备后续调用和统计、查询。同时,除必须根据所选内容才能确定的数据项需要手工填报外,所有可以由系统生成的数据项如:创建人、完成时间、ID号等均无需手工填写,由系统根据登录身份等信息自动填报。极大地节省了时间并提高了填报准确率。

4.2 编辑管理

在各栏目下创建“XX栏目撰写流程”表单,建立ID号数据项,填报方式定为“列表选择”,该“列表选择”的内容来源于本人已建立的“标题索引”。以该ID号数据项为筛选条件,用“表间公式”功能,将“标题索引”表单中已填写的该稿源信息自动提取过来。建立“标准格式”数据项,以“附件”形式加入统一稿件的编辑格式模板,统一格式、字体、字号等;系统自动记录稿件完成上传时间。根据文章内容填写关键词,对文章进行分类,以便后续内容调用、查询和统计。

4.3 审核流程

在“撰写流程”表单上创建“编辑附件”、“审核附件”、“终审附件”、“四审附件”、“校对附件”以及各流程对应的完成人、完成时间数据项,用“定义工作流”功能,设定每一流程的“有效区域”,实现流程管理。使稿件的撰写、审核包括同行评议的所有过程均在同一“撰写流程”表单上完成。系统可以自动记录每一流程的完成人和任务完成的上传时间。

4.4 行为表现评估

一般行为表现评估可从“撰写流程”表单信息中直接获得,主要包括:各工作流任务完成人、完成时间、原始稿件撰写、校改等一般情况。对稿件质量的定量评分是由在“撰写流程”表单上建立相关数据项,由每一流程完成人分别根据上一流程稿件的完成质量进行评分。单独设计文章绩效考核汇总表单,用表间公式以“姓名”、“评估时段”为筛选条件,将每张“撰写流程”表单上的评分汇总到某位编辑、某时间段的文章绩效考核汇总表上。

4.5 稿件内容分布统计

建立“分布查询”表单,应用表间提数公式,以起始日期为筛选条件,将相应时间段内“撰写流程”表单上的分类信息,以计数的方式汇总到“分布查询”表单上,见图1。

4.6 编辑权限设定

设计每张表单模板时,用“模板权限”功能,将相应的权限和“有效区域”分配给不同角色的用户。

4.7 内容查询

在“我的工作台”上选定表单后可通过数据项字段筛选查询。同时,可以按需要自建查询表单功,如本系统的“分布查询”表单(见图1)。

5 讨论

5.1 系统实施后的效果

5.1.1 组稿效率明显提高

主要通过稿源搜索和稿件审核两个环节改善和提高了效率。系统统一将稿源网址信息分配给不同的编辑,从系统搜索到的内容不会出现不同编辑同时搜索同一网址的“撞车”现象。从编辑到三审定稿的组稿过程全部统一到同一编辑平台上进行流程管理,省去邮件或其他传送过程也极大地提高了效率。

5.1.2 稿源真实性、可靠性得到严格管理

录入系统分配的稿源需经编委会讨论,确认后由系统管理员输入。编辑个人无法添加或删除系统稿源地址,有效地避免了编辑选稿的随意性,提高了稿源的真实性、可靠性。

5.1.3 稿件追踪更方便

系统对每一稿的原稿、修改稿、完成人、完成时间及所有工作项均如实记录并留存,可随时查看每一步的工作情况。

5.1.4 行为表现评估更客观、更及时

系统上线前员工的行为表现评估仅以文章刊出后的点击量为主要评估指标,是典型的结果驱动型管理。系统实施后通过对采集、编辑、审稿等每一过程的评分和统计,非常方便、及时准确地反映出编辑的行为表现,真正实现了过程管理,极大地提高了工作效率和工作质量。同时,过程的行为表现评估与点击量结果相结合作为考核员工综合表现的指标更客观,更能调动员工努力工作的积极性。

5.1.5 掌握稿件专业覆盖情况更便捷、更及时

医学资讯信息专业分科较细,目前系统专业设有60余个分科。由于客户需求不同,各专业需要更新的篇数也不同。必须随时掌握所撰稿内容的专业分布。以往编辑靠手工统计既费力费时又容易出错。系统实施后可通过“分布查询”表单随时查询统计分布情况,缺什么补什么。

5.1.6 稿件质量明显提高

系统的科学管理和员工行为表现的提升,使得稿件质量明显提高,各种错误率减少了92%,稿件平均点击量增加37%。

5.2 系统的持续改进

5.2.1 业务扩展和增加

本系统初建时仅针对两家主要客户的约稿,分别建立了各自的表单系统。随着业务的扩展,目前已增加到了7家用户表单系统。在扩展的过程中,可以根据客户的不同需求,方便地在原来的模板基层上进行调整,增减数据项和表间公式等,形成新模板以满足新的需求。这些过程完全不需要编程人员,既方便又经济。

5.2.2 业务流程改进

在实现以上管理功能的基础上,系统还逐步建立并完善了文章的审核发布体系,包括:统一信息采集、中英文内容组稿、交叉审核、页面设定、集中发布;以及跟踪监控纠正体系,包括:错误确认、内容下线、修改、审核、重新发布或删除、公开声明等。经过近两年的不断完善,该编辑系统已经成为提高工作效率和工作质量,保障准确率,减少误差和错误,评估员工行为表现等的有效手段。其方便客户不断改进的特点也成为该系统实施能够取得成功的关键。

6 小结

勤哲Excel服务器于2003年发明,为世界首创的电子表格网络服务软件,结束了电子表格诞生20年以来局限于单机应用的局面。该软件经过十多年的用户使用和不断开发、升级,特别是其ESWEB、工作流的加入,以及多层架构、云结构等功能的完善,目前用户已遍布国民经济的各个领域。不少用户通过对多款软件适用性、学习维护难度、稳定性、服务水平、可定制性等多方面的对比,最终选择了 勤哲Excel服务器作为系统的开发平台。我们在本次系统搭建和使用的两年时间里,也充分体会到该软件客户导向的优势。许多栏目的模板都是随着业务发展而不断完善的。因此,在无编程的情况下自主设计和完善系统功能的特点确实极大地方便了用户使用。

随着大数据、人工智能时代的发展,人类获取和管理信息的手段以及应用知识的能力必将在新理论、新技术的支撑下取得跨越式的提升。当前,人工智能领域研究的一个热点就是如何能让智能计算机进行“深度学习”,即计算机深度学习技术的研究。其核心就是如何从大数据中自动地提取多层特征,通过数据驱动的方式,采用一系列的非线性变换,从原始数据中提取由低层到高层、由具体到抽象、由一般到特定语义的特征。我们有理由相信,未来在计算机管理系统应用软件领域的发展也必将迎来更智能、更方便、更高效的新局面。

(指导老师:闫莹莹)

参考文献

[1]谭昌.浅析计算机管理信息系统现状及未来发展方向[J].通讯世界,2017(05):52-53.

[2]2010第十四届中国国际软件博览会.勤哲:使Excel成为网络系统[N].中国计算机报,2010.

[3]张军阳等.深度学习相关研究综述[J].计算机应用研究,预排,2018,35(07).

作者單位

1.北京市第八中学高三(3班) 北京市 100033

2.北京市西城区青少年科技馆 北京市 100037

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